Isplanirajte vrijeme, ne gubite ga

Isplanirajte vrijeme, ne gubite ga

Žene u sivim kostimima i muškarci u isto takvim odijelima, u jednoj ruci mobitel, u drugoj aktovka. Jurnjava hodnicima, zvonjava telefona, sastanci, prezentacije... Upravo tako bi ukratko izgledao opis poslovnih ljudi našeg doba. A trebalo bi dodati i živčanost, stres, rad od jutra do mraka itd. Takvi poslovni uvjeti ne odnose se samo na menadžere, direktore i slične poslovne pozicije, danas su i službenici, posebno u privatnim poduzećima, izloženi pritisku i velikim zahtjevima.

Kako pomiriti poslovne i privatne, odnosno obiteljske obveze, pitanje je na koje milijuni zaposlenih traže primjenjiv odgovor. Pomoći može planiranje vremena. Znate li dobro organizirati posao, možete si prištedjeti puno muke, izgubljenih živaca i radnih sati. Na taj način ostat će vam više vremena i volje za obiteljski život.


I posao i obitelj

Žene kod nas tek dobivaju svoje mjesto u poslovnom svijetu. Povezanost žene s obitelji i vođenjem kućanstva kod nas je još vrlo snažna, pa se smatra da žena koja gradi karijeru zapostavlja obitelj ili da ona posvećena obitelji ne može biti posvećena poslu. S druge strane, uobičajeno je mišljenje da je potpunoj ženi nužan i profesionalni angažman izvan kuće. Istina je da se danas od poslovnih ljudi traži velika predanost poslu, odanost firmi, stalna dostupnost itd., a društvo ne olakšava položaj zaposlenoj ženi i majci. Nedostaje vrtićkih mjesta, ona privatna su suviše skupa, malo je jeftinih i dobrih restorana u kojima se može hraniti radnim danima, bolovanje je nužno zlo za majke s malom djecom, mnogi poslodavci ne žele zaposliti žene s malom djecom ili one koje bi tek mogle postati majke itd.

Zbog svega toga naporno je i stresno stalno povezivati poslovne i obiteljske obveze. No, dobra organizacija može uvelike olakšati barem profesionalni dio.


Selekcija podataka

Čak 15 radnih sati godišnje ode nam na traženje zagubljenih informacija, izračunali su pedantni zapadni statističari. A upravo je sposobnost pronalaženja prave informacije u pravom trenutku od presudne važnosti za radnu učinkovitost. Ukratko, dobra organizacija povećava radnu djelotvornost.

Uglavnom smo pod pritiskom i u gužvi, pa stalno odgađamo uvođenje reda na radnom stolu i u kompjutoru. Lakše je, naravno, srediti papire i podatke privremeno, no ako se uvođenje reda stalno odgađa, vremenom od toga može nastati pravi problem koji itekako otežava posao. Što je nered veći, teže ćete ga rasčistiti.

Kad konačno odlučite uvesti red, pitajte se koje su vam informacije važne, kako ih treba pohraniti, koliko dugo ih treba čuvati, kome trebaju biti dostupne.

Nakon toga prijeđite na sređivanje radnog stola, odnosno kompjutora. Sve poslovne papire razvrstajte u tri skupine - čuvaj, radi se ili baci u smeće. Ljudi uglavnom čuvaju puno više podataka no što im je potrebno, ali ipak je najviše problema sa srednjom skupinom. Oni nastaju zbog odgađanja odluke vezane uz određeni dokument - hoćemo li prihvatiti zadatak, odgovoriti na poziv, otići na prezentaciju itd. Odgađanje takve odluke stvara nered, rokovi su sve kraći, a novi papiri stižu svaki dan.


Ispunjen radni dan

Zbog brojnih poslovnih opterećenja u poduzećima je sve važniji time menagement, odnosno organiziranje radnog dana. I ono ima svoja pravila pomoću kojih se nastoji izbjeći zastoj u radu i postići veći uspjeh u poslu. Evo osnovnih točaka za organizaciju:


Napišite plan

Isplanirajte radni dan, a plan upišite u poslovni kalendar ili planer. Prva jutarnja obveza, ili posljednja prethodnog dana, neka bude što detaljnije pismeno planiranje radnog dana što je pred vama. Uz nove obaveze i termine, navedite i starije zadatke koje niste realizirali.


Odredite trajanje poslova

Precizirajte vremenske okvire za obveze (sastanke, obradu materijala, dogovore...) i strogo ih se pridržavajte. Jedan je sat uglavnom dovoljan i za donošenje najzahtjevnijih planova i dogovora.


Rezervno vrijeme

Kako biste spriječili uvijek moguće neplanirano gubljenje vremena ili preklapanje termina, svakako u dnevnom rasporedu predvidite rezervno vrijeme. Prema ispitivanjima, uspješno se može isplanirati oko 60% vremena, 20% treba rezervirati za neočekivane događaje, a još toliko valja odvojiti za stanke, društvene aktivnosti i sl. Ako preklapanja termina i praznog hoda ne bude, ostat će više vremena za obavljanje drugih poslova ili za stanku.


Složite zadatke po važnosti

Zadatke poredajte po važnosti, a one najvažnije i najhitnije odredite što preciznije. Poslužite se pritom ABCD metodom. Oznaku A stavite na neodgodive i važne obaveze, B na važne za koje još ima vremena, C neka označi hitne, ali ne baš važne obveze, a D one koje nisu ni hitne ni važne, ali ih ipak treba obaviti.


Koncentracija

Gotovo četvrtina radnog vremena gubi se zato što su svi zaposlenici u svakom trenutku dostupni svima. Obično se radi u većim prostorijama i ljudi su navikli raditi uz uobičajenu buku i uredske zvukove, ali sa svakim, pa i najmanjim ometanjem (telefonski poziv, usputni upit kolege...) vrijeme odlazi u nepovrat. Nakon toga je teško ponovno se koncentrirati na posao. Zato, kako biste uspješno riješili najzahtjevnije obaveze, pokušajte barem dio radnog vremena biti nedostupni kolegama, telefonskim pozivima i posjetiteljima.


Rad u blokovima

Odredite vremenska razdoblja u radnom danu u kojima ćete obavljati slične aktivnosti. Odredite npr. blok za telefonske razgovore, za dogovore sa suradnicima, čitanje dopisa itd.


Mali koraci

Velike projekte podijelite na manje cjeline i odredite vrijeme za njihovo rješavanje. Na taj način rad neće biti naporan, nećete se gubiti u prevelikoj količini podataka i obveza, a posao ćete završiti na vrijeme.


Red iznad svega

Bez preglednosti i reda na radnom stolu, policama i kompjutoru vrijeme ćete trošiti uludo, pokušavajući se snaći u razbacanim podacima. Radna površina mora biti čista, a radni materijal i pomagala nadohvat ruke.


Profesionalni razvoj

Dobra poslovna organizacija obuhvaća i stalno učenje i poslovno usavršavanje. Želite li uspjeti u poslu, morate slijediti neka pravila.


Educirajte se

I ako imate fakultetsku diplomu, nastavite se educirati na tečajevima i seminarima jer ne možete sve naučiti kroz posao. Što više znate, poslodavcu ćete biti vrjedniji.


Prednost malih tvrtki

U malim tvrtkama zaposlenici često moraju obavljati niz različitih zadataka, pa je to prilika za stjecanje brojnih znanja i vještina. Stečeno iskustvo može biti korisno u traženju sljedećeg posla.


Učite od starijih

Prihvaćajte dobornamjerne sugestije starijih i iskusnijih zaposlenika. Pokažite zanimanje za posao, tako će nadređeni lakše uočiti vaše ambicije i mogućnosti.


Čitajte

Pratite vaše profesionalno područje i sve što se o njemu piše u domaćim i stranim izdanjima te na Internetu. Baratanje poslovnim informacijama može vam samo koristiti.


Preuzmite rizik

Neki puta priliku za napredovanje možemo stvoriti samo napuštanjem sigurnog posla. Takvu je odluku teško donijeti, posebno ako treba odlučiti između velike uhodane tvrtke i neke koja je tek u nastajanju, no u budućnosti bi nam mogla pružiti više zadovoljstva i ispunjenosti na poslu. Riskirati ponekad treba, jer ako novi posao uspije, visoko mjesto u novom poduzeću je zajamčeno.